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17/11/2025KI-Abfragen in Treuhand-DMS-Systemen
Beitrag von Luota AG
KI-Abfragen in Treuhand-DMS-Systemen?
In Zusammenarbeit mit der Universität Zürich haben wir eine sehr spannende Studie durchgeführt. Mit dem Resultat einer relevanten KI Abfrage im M-Files DMS.
Du als Treuhänder:in besitzt mit allen klassifizierten Daten, die im DMS-System abgelegt sind, einen enormen Schatz an wertvollen Informationen. Aus diesen Daten kann mit heutigen KI-Modellen einfach Wissen extrahiert werden.
Über die letzten Monate hat unser Mitarbeiter Christof Steiner viel Herzblut investiert, um genau solche Abfragen auf datenschutzkonforme und kosteneffiziente Weise in M-Files zu ermöglichen. Die Universität Zürich hat eine sehr zentrale Rolle mit den essenziellen, fachlichen Inputs eingenommen.
Und wie funktioniert die KI nun?
Schon mal was von RAG (Retrieval-Augmented Generation) gehört? Nein? Wir erklären es dir so einfach wie möglich:
Selbst grosse KI-Modelle wie GPT-4 haben ein gemeinsames grosses Problem: Es können nicht einfach tausende Dokumente an die KI übermittelt werden, da nur begrenzte Kontextfenster (z. B. 128k Token, was etwa 300 Seiten Text entspricht) zur Verfügung stehen.
Diese Problematik haben wir den Profis und sehr cleveren Leuten der Universität Zürich überlassen mit folgender Lösung:
- Normalerweise wird die gesamte Dokumenten-Datenbank extrahiert und indexiert, abgestimmt auf ein spezifisches KI-Modell (z. B. ChatGPT-4o). Die dafür nötige Rechenleistung ist wirklich enorm! Die initiale Indexierung kann Tage oder Wochen beanspruchen.
- Mit der RAG-Methode wird, sobald eine Frage gestellt wird, im Index zuerst nach den zur Frage passenden Textstücken gesucht.
- Diese Textstücke werden dem KI-Modell nun als Kontext bereitgestellt. So muss das Modell nicht alle Dokumente kennen.
- Das Sprachmodell formuliert auf Basis des gelieferten Kontexts eine präzise und sprachlich hochwertige Antwort.
Die an der Studie beteiligten Treuhandunternehmen waren von der Qualität absolut begeistert, weil sie wirklichen Mehrwert im Treuhandalltag sehen, wie z.B.:
- Fragen zur internen Knowledge-Base instant beantwortet: Derzeit arbeiten wir daran die aktuellen Gesetzestexte und Urteile über die entsprechenden Schnittstellen vom Bund im Index einzubinden.
- Automatisierte Auswertung von Kontoblättern: Fehler werden in Sekundenschnelle erkannt
- Revisionen: Gebrauchte Dokumente werden sofort gefunden, KI liefert Antworten direkt aus M-Files, Differenzen sind sofort nachvollziehbar.
- Vergleiche: Erstellung von Periodenvergleichen, Geschäftsjahren usw. mit nur einem Klick.
Good to know:
- Die Antworten werden immer mit Quellenangaben ausgeliefert.
- Zugriffsrechte können im System korrekt hinterlegt werden.
- Die besten KI-Modelle sind zurzeit leider nicht in Schweizer Rechenzentren verfügbar, jedoch in DSGVO-konformen Zentren in der EU.
Und wie geht es nun weiter?
In der engen Studienzusammenarbeit mit Treuhändern könnten wir nachweisen, dass der Nutzen für das Treuhandwesen wirklich hoch und relevant ist. Die Schweizer Datenschutzbestimmungen werden eingehalten und die Qualität bzw. Wartezeit der Antworten hat überzeugt.
Bereits im September konnten wir an der Luota Treuhand Konferenz rund 100 Entscheidungsträgern aus der Treuhandbranche die Möglichkeiten der KI-Welt zeigen. Das Interesse an einer Einführung war gross. Nach Abschluss der Betaphase in den nächsten Wochen wird der AI Assistant am 15. November 2025 offiziell verfügbar sein.
Nach dem ersten Meilenstein, ein DSG konformes “ChatGPT” für die eigenen Dokumente zur Verfügung zu haben, werden im 2026 folgende zusätzliche Meilensteine angestrebt:
- Dokumente (wie GV-Protokoll) generieren können.
- Beim Bund über Schnittstellen öffentlich verfügbare und aktuelle Gesetzestexte und Urteile in Index einbinden.
- …und weiteres, das wir derzeit noch nicht öffentlich kommunizieren.“ 😉
Interessiert? Sei dabei an unserem kostenlosen Mini-Webinar am 20. November 2025: Mini-Webinar: AI Assistant | Besprechung – Teilnehmen | Microsoft Teams
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