Eine Transformationsgeschichte

Ein Schweizer Treuhandunternehmen erzählt, wie es die digitale Transformation mit externer Begleitung meisterte und innert drei Monaten messbare Effizienzgewinne erzielte.

Erfahrungsbericht aus der Praxis

«Unsere Frustration war gross», erinnert sich die Geschäftsführerin eines Treuhandunternehmens mit vier Mitarbeitenden. In den letzten drei Jahren hatte die Firma fast 100’000 Franken in diverse digitale Systeme investiert, die jährlichen Wartungskosten sind da nicht eingerechnet.

Doch die erhoffte Produktivitätssteigerung blieb aus. Einige Mitarbeitenden führten Mandanten im alten System weiter, man kommunizierte mit Kunden auf herkömmliche Weise, Dokumente wurden traditionell eingereicht. Die Website war zehn Jahre alt, um Social Media hatte man sich nie gekümmert. Zwei interessierte Neukunden wählten modernere Wettbewerber, Überstunden nahmen zu, die Teamstimmung sank. Eine Digitalisierungsfachkraft für 111’000 Franken jährlich war nicht finanzierbar.

Operative Begleitung statt klassischer Beratung

Das Unternehmen entschied sich für ein Subscription-Modell der Business & Digitalization Management AG in Partnerschaft mit Kamano GmbH. «Ein Beratungsgespräch überzeugte uns», so die Inhaberin. «Es versprach genau das, was wir uns erhofften.» Im Workshop mit dem Team wurde die Strategie für 12 bis 18 Monate erarbeitet – handhabbarer als eine Vollzeitstelle.

«Die Berater liefern nicht nur Konzepte, sie arbeiten aktiv mit uns mit», berichtet die Inhaberin. Die Kombination aus Treuhand-Expertise von Business & Digitalization Management AG und 25-jähriger UX-Erfahrung von Kamano GmbH optimiert sowohl interne Prozesse wie auch die Mandatserfahrung Nach dem Workshop analysierte das Projektteam zwei Wochen lang alle Prozesse. «Wir waren überrascht, dass man vieles ganz anders angehen kann. Man hatte halt auch seit 15 Jahren alles immer so gemacht.»

Quick Wins schaffen Vertrauen

Drei Quick Wins wurden umgesetzt: einheitlicher Informationseingang von Kundendokumenten, Kommunikation über eine Chatplattform und automatisierte Ablageaufgaben. Ein Webinar zeigte unseren Kunden die neuen Wege. «Der einheitliche Dokumenteneingang allein sparte 20 Prozent Zeit», berichtet eine Mitarbeiterin. Die zweite Phase fokussiert auf Change Management. «Wir verstehen jetzt, wie wir mit neuen Technologien mehr Zeit für andere Arbeiten haben», erklärt ein Teammitglied. Jeder wird individuell dort abgeholt, wo seine Bedürfnisse sind.

Messbare Resultate nach zwei Monaten

Die Belegverarbeitungszeit sank um 25 Prozent, E-Mail-Anfragen halbierten sich, die Response-Zeit verkürzte sich von 48 auf zwölf Stunden. Jeder Mitarbeitende gewann im Schnitt drei Stunden pro Woche für andere Tätigkeiten. Überstunden reduzierten sich um 15 Prozent, die Arbeitszufriedenheit stieg um 40 Prozent.

Menschen vor Technik

Von 89 Mandanten nutzen bereits 15 die neuen digitalen Workflows. Ein Neukunde kam durch Weiterempfehlung eines begeisterten Kunden. Trotz Umstellung gab es keine Kündigung. Bei Projektkosten von 30’000 Franken im ersten Jahr und eingesparten Personalkosten von 111’000 Franken resultiert eine Netto-Einsparung von 81’000 Franken – eine Kostenoptimierung von 73 Prozent.

Wir haben tolle Softwarepartner, die uns mit modernen Tools und neuen Funktionen wirklich unterstützen. Doch oft beschränkt sich die Zusammenarbeit darauf, Funktionen zu erklären und Support zu leisten. Was uns aber fehlte, war nicht besserer Support – sondern Zukunftssicherheit.

Deshalb war für uns klar: Wir müssen in unser grösstes Kapital investieren – unsere Mitarbeitenden und unsere Kunden. Nur wenn sie den Wandel verstehen, mittragen und erleben, kann Digitalisierung wirklich gelingen. Das Projekt hat uns gezeigt: Technik ist das Werkzeug. Der Mensch ist der Schlüssel. «Felice, setzt genau dort an. Er agiert nicht wie eine klassische Beratung, sondern wie ein externer Mitarbeitender, der sich in unsere täglichen Herausforderungen hineinversetzt, mit uns mitdenkt und uns unterstützt, besser zu werden.».

Was wir gelernt haben

Drei Erkenntnisse: Erstens braucht es frühe Quick Wins. Zweitens ist individuelle Betreuung effektiver als Gruppenschulungen. Drittens gilt «Pragmatismus vor Perfektion». «Schritt für Schritt, immer mit Blick darauf, was wirklich Nutzen bringt», so die Geschäftsführerin.

Das Projekt läuft noch dreizehn Monate. In Phase drei stehen Neupositionierung, neue Service-Pakete und bessere Kundeninteraktion im Fokus. «Die Investition in die Begleitung war die beste Entscheidung seit langem.

Nicht weil wir neue Software kauften, sondern weil wir lernten, die vorhandenen Systeme richtig zu nutzen.»

Ausblick auf die kommenden Monate

Das Projekt läuft noch dreizehn weitere Monate. In der dritten Phase, die demnächst beginnt, steht die Kommunikationsoptimierung im Fokus: Neupositionierung am Markt, Entwicklung neuer Service-Pakete und bessere Interaktion mit den Kunden.

«Wir sind überzeugt, dass wir auf dem richtigen Weg sind», resümiert die Inhaberin. «Die Investition in die Begleitung war die beste Entscheidung seit langem. Nicht weil wir neue Software gekauft haben, sondern weil wir endlich gelernt haben, die vorhandenen Systeme richtig zu nutzen.»

Statement von Felice Torre, Business & Digitalization Management AG

«Ich habe fast sieben Jahre für eines der erfolgreichsten Softwarehäuser im Finanzbereich gearbeitet. Unsere Applikationen kannte jeder – und doch spürte ich: Technologie allein ist nicht der entscheidende Faktor. Es sind die Menschen und ihre Prozesse, die den Unterschied machen. Sie müssen begleitet, befähigt und verstanden werden.

Mit Pascal Meier, Gründer von Kamano GmbH, teile ich genau diese Haltung.

Wir lernten uns an der HSG kennen – er als Dozent, ich als Teilnehmer – und stellten sofort fest, dass wir dieselbe Vision verfolgen: Digitalisierung gelingt nur, wenn Mensch, Prozess und Technik zusammenspielen.

Pascal bringt über 25 Jahre Erfahrung im digitalen Marketing und in der digitalen Transformation mit und hat unter anderem für Unternehmen wie UBS, Sunrise oder Mettler-Toledo gearbeitet. Heute berät er Firmen in Strategie, Kundenerlebnis und digitalem Wachstum – mit einem klaren Fokus auf den Menschen.

Uns verbindet die Überzeugung, dass auch künstliche Intelligenz kein Selbstzweck ist. AI kann unterstützen, aber sie ersetzt kein Verständnis für Zusammenhänge, Prozesse und Kultur. Genau hier setzen wir an – dort, wo Digitalisierung beginnt, nämlich beim Menschen.»

Das Treuhandunternehmen wollte aus Wettbewerbsgründen anonym bleiben. Projektbegleitung: Felice Tore (Business & Digitalization Management AG) und Pascal Meier (Kamano GmbH). Stand: November 2025, Monat 3 von 15.

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