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01/12/2025Digitale Spesenverwaltung für Treuhänder: Ein Praxisbeispiel der Pilatushof Finance AG
Beitrag von Soreco AG
Über die Pilatushof Finance AG
Die Pilatushof Finance AG mit Sitz in Luzern ist ein unabhängiges Treuhand- und Finanzdienstleistungsunternehmen. Sie bietet Dienstleistungen in den Bereichen Steuerberatung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Financial Advisory für KMU, internationale Firmen und Privatpersonen. Mit Fokus auf Digitalisierung unterstützt das Team seine Kunden effizient und transparent bei allen finanziellen und betrieblichen Fragestellungen. Ziel ist es, Prozesse so zu gestalten, dass sie für Kunden wie auch für die internen Abläufe einfach, nachvollziehbar und ressourcenschonend sind.
Ausgangslage: Spesenverarbeitung mit Medienbrüchen
Vor der Einführung von Soreco.Xpenses erfolgte die Spesenverarbeitung bei den Kunden der Pilatushof Finance AG noch weitgehend manuell. Belege wurden meist in Papierform oder per E-Mail eingereicht, was die Erfassung und Kontrolle zeitaufwendig und fehleranfällig machte.
Unvollständige Belege, manuelle Nachbearbeitung und administrative Mehrarbeit waren an der Tagesordnung. Diese Herausforderungen führten schliesslich dazu, dass das Unternehmen nach einer modernen, digitalen Lösung suchte. Ziel war es, die Spesenverarbeitung zu vereinfachen und gleichzeitig die Qualität der Daten zu verbessern.
Anforderungen und Erwartungen
Bei der Auswahl einer Spesenlösung legte die Pilatushof Finance AG grossen Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Cloud-Technologie und eine nahtlose Integration in die bestehende Buchhaltungssoftware. Besonders wichtig war, dass die Lösung den Anforderungen eines Treuhänders gerecht wird und dabei für die Kunden wie auch für das interne Team einfach zu bedienen und effizient ist.
Ein zentrales Anliegen war, dass der neue Prozess vollständig digital und medienbruchfrei abläuft. So können die Kunden ihre Spesen einfach per App erfassen, während die Treuhänder die Belege digital prüfen und verbuchen – ohne manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche.
Einführung und Umsetzung
Die Einführung von Soreco.Xpenses erfolgte im Juli 2025. Das Soreco-Team unterstützte die Pilatushof Finance AG dabei von Beginn an professionell und zielgerichtet.
Urs Windler fasst die Zusammenarbeit so zusammen:
«Die Schulung war effizient, und die Mitarbeitenden konnten sehr schnell produktiv arbeiten. Die Zusammenarbeit mit dem Soreco-Team war professionell und lösungsorientiert.»
Ergebnisse und Nutzen
Heute erfassen die Kunden ihre Spesenbelege direkt per App. Die Belege werden automatisch erkannt, digital geprüft und direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dadurch profitieren sowohl die Kunden als auch die Treuhänder von einem medienbruchfreien, durchgängig digitalen Prozess.
Für die Pilatushof Finance AG bedeutet das: weniger Rückfragen, klar strukturierte Daten und ein deutlicher Effizienzgewinn im Alltag. Durch den Wegfall manueller Zwischenschritte werden Fehlerquellen minimiert und wertvolle Zeit eingespart – sowohl beim Kunden als auch im internen Kontrollprozess.
Erfahrungen aus der Praxis – Urs Windler über die digitale Spesenverwaltung
„Soreco unterstützte uns, den Bereich der Spesenverwaltung komplett digitalisieren zu können und dabei von einer nahtlosen und medienbruchfreien Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zu profitieren. Somit ist der ganze Prozess von der Erfassung bis zur Auszahlung komplett digitalisiert.“
Fazit
Mit Soreco.Xpenses hat die Pilatushof Finance AG einen weiteren Schritt in Richtung durchgängiger Digitalisierung gemacht. Der neue Spesenprozess ist effizient, transparent und papierlos – und ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Kunden einen modernen, professionellen Service zu bieten
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Soreco – Ihr verlässlicher Partner
Seit über 37 Jahren ist Soreco ein zuverlässiger Software-Partner auf dem Schweizer Markt. Als Umsetzungspartner des Instituts Treuhand 4.0 kennen wir die spezifischen Anforderungen von Treuhandunternehmen genau. Unsere Lösungen sind praxisorientiert entwickelt und optimal auf die Bedürfnisse der Branche abgestimmt.
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