Der Payables Agent bringt Treuhänder:innen eine wertvolle Entlastung: Mit KI-gestützter Automatisierung reduziert er manuelle Aufwände in der Kreditorenbuchhaltung deutlich und bewirkt dadurch mehr Effizienz, Genauigkeit und Transparenz. So bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung und die strategische Betreuung der Mandanten.

Ein neuer Standard in der Rechnungsverarbeitung

Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben im Treuhandwesen. Unterschiedliche Rechnungsformate, ein hohes Volumen und der Druck, fehlerfrei zu arbeiten, stellen Treuhänder:innen täglich vor grosse Herausforderungen. An dieser Stelle kommt der Payables Agent zum Einsatz: Durch modernste KI-Technologie automatisiert er zentrale Arbeitsprozesse und ermöglicht eine stärkere Fokussierung auf die umfassende Betreuung und Beratung Ihrer Mandanten.

In einer Zeit, in der Effizienz und Genauigkeit entscheidend sind, bringt der Payables Agent einen klaren Mehrwert: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Qualität, mehr Effizienz.

Was ist der Payables Agent?

Der Payables Agent ist ein intelligenter KI-Dienst, der speziell für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen entwickelt wurde. Er verbindet moderne OCR-Technologie (Optical Character Recognition) mit Machine Learning und der direkten Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dadurch übernimmt er einen grossen Teil der Arbeit, die bisher manuell erfolgen musste – von der Erfassung bis zur Buchung.

Technisch gesehen liest der Payables Agent eingehende Rechnungen automatisch aus, egal ob sie per E-Mail, als PDF, als Scan oder über einen Upload ins System gelangen. Dabei erkennt er alle relevanten Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsfrist und Mehrwertsteuer. Anschliessend prüft die KI die Angaben auf Plausibilität und ergänzt, falls nötig, fehlende Daten. Auf dieser Basis erstellt der Payables Agent einen Buchungsvorschlag, den Sie als Treuhänder:innen nur noch kontrollieren und bestätigen müssen.

Das Zusammenspiel von OCR, KI-gestützter Datenanalyse und Business Central macht den Payables Agent zu einem leistungsfähigen Assistenten, der Routineaufgaben übernimmt und Fehlerquellen minimiert. Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die gesamte Verarbeitung innerhalb der vertrauten Microsoft-Umgebung stattfindet – sicher, effizient und nahtlos integriert.

Kurz gesagt: Der Payables Agent reduziert den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erheblich, entlastet Treuhänder:innen in ihrem Arbeitsalltag und bringt mehr Effizienz und Transparenz in ihre Prozesse.

Warum ist der Payables Agent für Treuhänder:innen relevant?

Das Rechnungswesen in Treuhandkanzleien steht unter massivem Veränderungsdruck. Digitale Transformation, steigende Regulierungsanforderungen und die Erwartung von Mandant:innen nach schneller und fehlerfreier Abwicklung bringen klassische manuelle Prozesse an ihre Grenzen. Gerade in der Kreditorenbuchhaltung zeigt sich dies besonders deutlich:

• Hohe Volumina an Rechnungen unterschiedlicher Mandanten: Viele Treuhänder:innen betreuen eine Vielzahl von Unternehmen, die alle ihre eigenen Lieferanten, Prozesse und Buchungsgewohnheiten aufweisen. Daraus ergibt sich ein enormer Erfassungsaufwand.
• Unterschiedliche Formate und Lieferantenlayouts: Keine Rechnung gleicht der anderen. PDF, Papier, E-Mail-Anhang oder gescannte Dokumente – ohne Automatisierung geht viel Zeit für das Abtippen und Abgleichen verloren.
• Steigende Erwartungen an Tempo, Genauigkeit und Transparenz: Mandanten erwarten heute, dass ihre Rechnungen schnell, korrekt und nachvollziehbar verarbeitet werden – Fehler oder Verzögerungen sind kaum noch akzeptabel.
• Notwendigkeit zur Kostenoptimierung: Angesichts des Fachkräftemangels und wachsender Margenansprüche müssen Treuhänder:innen ihre Prozesse effizienter gestalten – und das möglichst ohne Qualitätseinbussen.

Die Lösung: Der Payables Agent

Der Payables Agent setzt genau hier an und verbindet moderne OCR-Technologie mit KI-gestützter Mustererkennung und der Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Damit wird der Kreditorenprozess nicht nur digitalisiert, sondern intelligent automatisiert.

Diese Vorteile bringt der Payables Agent mit sich:

• Zeitersparnis: Durch die automatische Extraktion von Rechnungsdaten reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand um bis zu 70 %.
• Fehlerreduktion: KI-Algorithmen erkennen Unstimmigkeiten, bevor sie ins System gelangen – doppelte Rechnungen, fehlerhafte Beträge oder unvollständige Daten fallen sofort auf.
• Standardisierte Prozesse: Alle Mandanten profitieren von einer einheitlichen Vorgehensweise – unabhängig davon, wie ihre Rechnungen ursprünglich aufgebaut sind.
• Skalierbarkeit: Ob es sich um 50 oder 5’000 Rechnungen pro Monat handelt – der Payables Agent wächst mit und bleibt zuverlässig.
• Mehr Transparenz: Automatisierte Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung schaffen Vertrauen bei den Mandanten und vereinfachen die interne Revision.

Der Payables Agent an einem Beispiel erklärt

Ein mittelgrosses Treuhandbüro betreut mehrere Mandanten und verarbeitet insgesamt rund 3’500 Eingangsrechnungen pro Monat. Früher bedeutete das einen enormen Aufwand: Jede Rechnung musste manuell erfasst werden, wobei jedes Mandat sein eigenes Ablagesystem pflegte. Pro Rechnung fielen im Durchschnitt sechs bis sieben Minuten Arbeit an – und trotz aller Sorgfalt kam es regelmässig zu Tippfehlern oder fehlenden Daten, die Rückfragen nach sich zogen.

Mit der Einführung des Payables Agent hat sich der Ablauf grundlegend verändert. Alle Rechnungen laufen nun zentral über den Agenten, der die Inhalte automatisch extrahiert, vorkontiert und zur Kontrolle bereitstellt. Der Zeitaufwand pro Rechnung reduzierte sich dadurch auf nur noch zwei Minuten, da die Mitarbeitenden lediglich die Vorschläge prüfen müssen. Gleichzeitig bewirkt das einheitliche System klare Prozesse über alle Mandanten hinweg.

Das Ergebnis spricht für sich: Rund 70 Prozent Zeitersparnis, deutlich weniger Fehler und eine spürbar höhere Zufriedenheit bei den Mandanten.

Der Payables Agent als «Copilot» im Alltag

Der Payables Agent ist weit mehr als nur ein zusätzliches Tool, er wird zum echten Copiloten für Treuhänder:innen. Statt Rechnungen manuell abzutippen oder lange nach Informationen zu suchen, übernimmt er die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Durch seine KI-Funktionen schlägt er passende Kontierungen und Zuordnungen vor und integriert sich nahtlos in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Damit entsteht ein zentraler Assistent, der mandantenübergreifend genutzt werden kann und dadurch doppelten Aufwand vermeidet. Das Resultat: spürbar mehr Zeit für Beratung, Analysen und wertschöpfende Tätigkeiten.

Blick in die Zukunft

Der Payables Agent ist nur der erste Schritt in eine neue Ära voller intelligenter Automatisierung. In Kombination mit weiteren spezialisierten Agenten wächst eine ganze Landschaft an digitalen Assistenten, die den Treuhandprozess von Anfang bis Ende begleiten. Und wo Microsoft-Standard-Agents an Grenzen stossen, entwickelt Aproda erweiterte, massgeschneiderte Agenten mit zusätzlicher Logik, Schnittstellen und Audit-Fähigkeit, direkt in Ihren Workflow eingebettet.

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Hier erfahren Sie mehr zum Payables Agent: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/payables-agent

Und hier geht’s zur Video-Vorstellung: https://www.youtube.com/watch?v=YsmwHqxL1Zc

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