KI ist längst in Schweizer Treuhandbüros angekommen. Entscheidend ist die Frage, welche Daten in welche
Systeme gelangen – und ob das Unternehmen darüber jederzeit die Kontrolle behält.

Es ist 17 Uhr an einem Freitagnachmittag. Ein Abschluss muss noch raus, und das Begleitmail klemmt seit zwanzig
Minuten an einer Formulierung. Also kopiert eine Sachbearbeiterin ihren E-Mail-Entwurf in ein frei zugängliches KITool und tippt: «Bitte professioneller formulieren.» Drei Sekunden später ist die Mail sprachlich einwandfrei.

Vielleicht enthielt der E-Mail-Entwurf aber nicht nur einen neutralen Text. Vielleicht waren darin Namen, Zahlen,
Beteiligungsverhältnisse oder andere vertrauliche Angaben enthalten.

Böse Absicht? Keine Spur. Im Gegenteil: Die Mitarbeiterin wollte effizienter arbeiten und ein besseres Resultat
erzielen. Genau darin liegt die Herausforderung. Der Einsatz von KI fühlt sich im Alltag einfach, hilfreich und
selbstverständlich an. Dennoch können sensible Informationen das Unternehmen bewusst oder unbewusst
verlassen.

Die Schatten-KI

Unter «Schatten-KI» versteht man die unbefugte Nutzung von KI-Tools (wie ChatGPT, Copilot oder Deepl) durch
Mitarbeiter, ohne dass die Inhaber, die Geschäftsleitung, der Datenschutzverantwortliche davon Bescheid weiss.
Der eine lässt ein Sitzungsprotokoll zusammenfassen. Die andere reduziert ein dreissigseitiges PDF auf die
wichtigsten Aussagen. Ein Dritter stellt einem KI-Tool eine Frage zu einem komplexen Steuer- oder MWSTSachverhalt.
Das ist grundsätzlich nicht falsch. KI kann im Arbeitsalltag einen echten Mehrwert schaffen. Problematisch wird es
jedoch dann, wenn vertrauliche Informationen in öffentliche oder nicht freigegebene Systeme eingegeben werden,
ohne dass geklärt ist, wie diese Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann.
Das Problem ist die fehlende Kontrolle, und dies führt zu dem, was als „Schatten-KI“ bezeichnet wird

Der Datenkontext entscheidet

Öffentlich zugängliche KI-Tools können wertvolle Hilfsmittel sein. Sie eignen sich beispielsweise für allgemeine
Recherchen, neutrale Formulierungen, Ideensammlungen oder Inhalte ohne vertrauliche Angaben.

Bei Personendaten, Finanzdaten, Steuerdaten und schützenswerten Unternehmensinformationen gelten jedoch
andere Anforderungen. Sie sind in der Treuhandbranche Ausdruck des Vertrauens, das Kundinnen und Kunden ihrem
Treuhänder entgegenbringen.

Deshalb reicht es nicht aus, lediglich ein Häkchen in den Grundeinstellungen zu setzen, wonach eingegebene Daten
nicht für das Training eines Modells verwendet werden. Entscheidend ist, ob rechtlich, technisch und organisatorisch
nachvollziehbar sichergestellt ist, was mit den Daten geschieht.

Welche Informationen verlassen das Unternehmen? Wo werden sie verarbeitet? Welche Systeme und
Unterauftragnehmer sind beteiligt? Wer kann darauf zugreifen? Und lässt sich auch später noch nachvollziehbar
erklären, was mit welchen Daten geschehen ist?

Gerade bei frei zugänglichen oder nicht unternehmensseitig geprüften KI-Tools ist dies für das einzelne Unternehmen
häufig weder ausreichend transparent noch vollständig kontrollierbar.

Die nächste Stufe: KI-Agenten übernehmen Aufgaben

Bislang dreht sich die Diskussion häufig um einzelne Eingaben: Darf ein Mitarbeitender einen Text in ein öffentliches
KI-Tool kopieren? Darf ein Dokument zusammengefasst werden? Welche Informationen dürfen für eine Recherche
verwendet werden?

Doch die Entwicklung geht bereits weiter.

Die nächste Stufe sind KI-Agenten. Dabei beantwortet die KI nicht nur einzelne Fragen. Sie kann konkrete Aufgaben
übernehmen, Informationen aufbereiten, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, wiederkehrende
Arbeiten vorbereiten und Mitarbeitende bei mehrstufigen Abläufen unterstützen.

Ein KI-Agent könnte beispielsweise Unterlagen vorsortieren, fehlende Informationen identifizieren, einen Entwurf
vorbereiten oder wiederkehrende administrative Aufgaben bearbeiten. So lassen sich Mitarbeitende gezielt entlasten
und fehlende personelle Ressourcen teilweise auffangen.

Das eröffnet grosse Chancen – gerade in einer Branche, in der qualifizierte Fachkräfte knapp sind.

Doch je mehr Aufgaben an eine KI delegiert werden, desto wichtiger wird die Kontrolle über deren Umgebung. Ein KIAgent benötigt je nach Aufgabe Zugriff auf Daten, Dokumente und interne Systeme. Deshalb muss klar definiert sein,
welche Informationen er verwenden darf, welche Handlungen möglich sind und wo die Grenzen liegen.

Was bei einer einzelnen Texteingabe bereits wichtig ist, wird bei KI-Agenten zur grundlegenden Voraussetzung

Datenhoheit ist mehr als ein Serverstandort

Viele Unternehmen beruhigen sich mit dem Hinweis, dass ihre Daten in der Schweiz gespeichert werden.

Der Speicherort ist wichtig. Er beantwortet aber nicht alle Fragen.

Ebenso entscheidend ist, wer die Infrastruktur betreibt, welchem Rechtsraum der Anbieter untersteht, welche
weiteren Dienstleister beteiligt sind und ob Dritte unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen könnten.

Ein Server in Zürich allein garantiert noch keine vollständige Datensouveränität. Entscheidend ist, wer technisch,
organisatorisch und rechtlich den Schlüssel in der Hand hält.

Digitale Souveränität bedeutet deshalb, dass ein Unternehmen seine Kontroll- und Handlungsfähigkeit behält. Es
muss selbst bestimmen und nachvollziehen können, wo seine Daten bleiben, wie sie verarbeitet werden und wer
darauf Zugriff erhält.

Die grossen internationalen Anbieter

Internationale Cloud- und KI-Anbieter haben die technologische Entwicklung entscheidend vorangetrieben. Ihre
Lösungen bieten enorme Möglichkeiten. Das eigentliche Thema ist deshalb nicht die Nationalität eines
Unternehmens.

Bei international betriebenen Plattformen können zusätzliche rechtliche und politische Risiken entstehen. Dies gilt
nicht nur für amerikanische Hyperscaler, sondern grundsätzlich auch für Anbieter aus anderen Staaten und
Rechtsräumen.

Entscheidend ist deshalb kein pauschales Verbot. Entscheidend ist die bewusste Wahl des passenden Modells für
den jeweiligen Anwendungsfall

Die richtige Balance zwischen Innovation und Datenhoheit

Die wichtigste Frage lautet nicht: «Dürfen wir KI nutzen?»

Die bessere Frage lautet: «Welche KI-Lösung eignet sich für welchen Anwendungsfall?»

Für allgemeine Aufgaben ohne vertrauliche Informationen können öffentlich zugängliche KI-Tools sinnvoll sein. Für
sensible Daten und weitergehende KI-Anwendungen braucht es jedoch einen kontrollierten Rahmen.

Es geht darum, die richtige Balance zwischen den Möglichkeiten moderner KI-Tools, dem Datenschutz, der
Datenhoheit und der digitalen Souveränität eines Unternehmens zu finden.

Nicht jedes Modell passt zu jeder Aufgabe.

Die Fragen, die sich jedes Treuhandbüro stellen sollte

• Wer KI im Treuhandbüro ernsthaft und nachhaltig einsetzen will, sollte nicht nur fragen, was die Technologie alles
• kann. Entscheidend sind Fragen wie:
• – Welche Daten dürfen in ein öffentliches KI-Tool eingegeben werden – und welche nicht?
• – Welche Aufgaben lassen sich mit frei zugänglichen Lösungen sinnvoll abdecken?
• – Für welche Informationen braucht es eine kontrollierte Schweizer KI-Infrastruktur?
• – Bleiben sensible Kundendaten innerhalb einer geschützten Infrastruktur?
• – Auf welche Daten und Systeme darf ein KI-Agent zugreifen?
• – Welche Aufgaben darf er vorbereiten – und welche Handlungen darf er tatsächlich ausführen?
• – Welche Kontrollmechanismen und Freigaben sind erforderlich?
• – Kann das Unternehmen auch später noch nachvollziehbar erklären, wie die Informationen verarbeitet
• wurden?
• – Sind die Mitarbeitenden entsprechend sensibilisiert und bestehen klare Richtlinien für den Einsatz von KI?

Wer diese Fragen frühzeitig beantwortet, schafft die Grundlage für einen sicheren und produktiven Einsatz von künstlicher Intelligenz.

Raus aus der Schatten-KI

Die gute Nachricht: Unternehmen müssen KI nicht verbieten, um ihre Daten zu schützen.

Im Gegenteil. Ein pauschales Verbot führt häufig dazu, dass Mitarbeitende hilfreiche Tools dennoch nutzen – einfach
ohne klare Regeln und ausserhalb einer kontrollierten Umgebung.

Der bessere Weg besteht darin, KI aus dem Schatten zu holen und einen sicheren Rahmen zu schaffen.

Für sensible Informationen und den Einsatz von KI-Agenten empfiehlt sich eine KI-Infrastruktur, die kontrolliert in der
Schweiz betrieben wird. Datenschutz, Datenhoheit und digitale Souveränität müssen dabei von Beginn an
berücksichtigt werden.

So lassen sich Dokumente zusammenfassen, Texte vorbereiten, Informationen strukturieren und wiederkehrende
Aufgaben unterstützen. In einem nächsten Schritt können klar definierte Tätigkeiten gezielt an KI-Agenten delegiert
werden – ohne dass vertrauliche Daten unkontrolliert in öffentliche Systeme oder internationale Cloud-Ökosysteme
gelangen.

Hier setzt Accounting Secure AI von META10 an: eine kontrollierte multifunktionale KI-Lösung für
Treuhandunternehmen, bei der sensible Daten innerhalb einer geschützten Schweizer KI-Infrastruktur verarbeitet
werden.

Damit wird es zu einem geregelten, nachvollziehbaren und sicheren Bestandteil des Arbeitsalltags.

Was am Ende zählt

KI bietet grosse Chancen. Sie kann Mitarbeitende entlasten, administrative Arbeiten vereinfachen und knappe
personelle Ressourcen gezielt ergänzen.

Doch je mehr Aufgaben eine KI übernimmt, desto wichtiger wird die Frage, in welcher Umgebung sie arbeitet.

Am Ende läuft alles auf eine zentrale Frage hinaus: Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten – oder geben Sie diese
an ein System weiter, dessen Verarbeitung Sie nicht vollständig überblicken können?

Ihre Kundschaft vertraut Ihnen ihre sensibelsten Informationen an, weil sie davon ausgeht, dass diese geschützt
bleiben. Dieses Vertrauen ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Dienstleistung.

Es sollte nicht für eine schneller formulierte Freitagabend-Mail aufs Spiel gesetzt werden – und erst recht nicht für
einen KI-Agenten, der künftig ganze Aufgaben übernimmt.

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