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18/06/2026Warum Kunden keine Belege mehr sammeln sollten – Learnings aus zwei Jahren digitaler Belegverarbeitung
Beitrag von Luota AG
Wie Accontaris Treuhand AG mit M-Files und dem Luota Kundenportal ihre Belegverarbeitung neu gedacht hat – und was andere Treuhänder daraus lernen können.
Der Status quo und seine Tücken
Viele Treuhandbüros haben die Kreditorenverarbeitung an ihre Kunden ausgelagert. Dank QR-Codes und eBanking-Apps bezahlen Kunden Rechnungen selbst, sammeln Belege und senden sie oft kurz vor der MWST-Abrechnung an den Treuhänder. Das klingt pragmatisch, hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Die Zahlen sind selten aktuell, und kein Kunde sammelt gerne Belege.
Die Geschäftsleitung der Accontaris Treuhand AG hat diesen Ansatz vor zwei Jahren hinterfragt: «Ich erhalte Belege lieber sofort, damit ich die Buchhaltungen intern effizienter verteilen und zeitnahe Zahlen liefern kann.»
Einführung: Was wirklich Zeit kostet
Accontaris führte die Lösung Anfang 2024 ein. Kunden können Belege per E-Mail einsenden oder direkt über die Mobile App (hauptsächlich Quittungen/FIBU Belege) abfotografieren. Diese Belege landen automatisch in der Abacus-Buchhaltung und können vom Sachbearbeiter unkompliziert kontrolliert und verbucht werden. Über das Portal bzw. die App erhalten Kunden auch fertige Arbeitsresultate wie MWST-Abrechnungen und Jahresabschlüsse. Das Onboarding eines neuen Mandanten im System dauert kaum mehr als 10 Minuten.
Rückblickend nennt Alexandra zwei Punkte, deren Aufwand sie unterschätzt hat:
- Teamintegration: Neue Abläufe erfordern klare Kommunikation, konsequente Qualitätskontrolle und Zeit. Ohne klare Führung bleibt das Team in alten Mustern.
- Aktive Kundenberatung: Viele Kunden sind sich der verfügbaren Möglichkeiten nicht bewusst. Wer einfach umsetzt, was der Kunde verlangt, verschenkt Potenzial. Alexandra empfiehlt, zu Beginn den Prozess beim Kunden zu analysieren und die Zusammenarbeit gemeinsam zu definieren. Ihre Erfahrung: Jeder Kunde, dem die Vorteile erklärt wurden, hat am Ende zugesagt.
Ergebnisse der Lösung
Accontaris verzeichnet Fortschritte in mehreren Bereichen:
- Kundenzufriedenheit: Ein Betrieb mit acht Niederlassungen war zunächst skeptisch und testete die Lösung in einer Filiale. Nach wenigen Wochen wurden alle weiteren Standorte umgestellt – auf Initiative des Kunden. Der wichtigste Faktor war die Einfachheit und Stabilität der Lösung.
- Wettbewerbsvorteil: Mehrere Neukunden entschieden sich explizit wegen des digitalen Angebots für Accontaris. Im Vergleich zu anderen Anbietern ist ein strukturiertes Kundenportal ein echtes Differenzierungsmerkmal.
- Effizienz: «Wir haben alle Belege zeitnah zur Verfügung. Fehlende Belege müssen viel seltener eingefordert werden, und Zahlen stehen sofort nach Ende des Monats bereit», sagt Alexandra.
- Mitarbeitergewinnung: Ein weniger offensichtlicher Vorteil zeigt sich bei Vorstellungsgesprächen. Die Möglichkeit, Belegverarbeitung im Homeoffice und über die Zeit gestaffelt zu erledigen, ist für potenzielle Mitarbeitende heute relevant.
- Zukunftsfähigkeit: «Das System ist unglaublich flexibel. Prozessänderungen sind mit einer Vorlaufzeit fast grenzenlos umsetzbar», sagt Alexandra.
Empfehlungen für Treuhänder
Aus Alexandras Erfahrungen lassen sich konkrete Empfehlungen ableiten:
- Raum schaffen: Ein solches Projekt lässt sich nicht nebenbei einführen. Wer keine Zeit im Tagesgeschäft freischaufelt, wird scheitern oder zu langsam vorankommen.
- Das Projekt ist bei Go-Live nicht abgeschlossen: Die Einführung ist der Anfang. Change Management benötigt Zeit.
- Beratung vor Umsetzung: Viele Treuhänder setzen um, was der Kunde wünscht. Sinnvoller ist es, zuerst den bestehenden Prozess zu analysieren und dann gemeinsam die für beide Parteien beste Lösung zu definieren. Kunden passen sich gerne an, wenn die Vorteile für sie nachvollziehbar sind.
Das Fazit von Alexandra: «Wer aktuelle Zahlen hat, kann mit dem Kunden über das Geschäft sprechen – nicht über fehlende Belege.»
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