Künstliche Intelligenz ist für viele noch immer ein Reiz-Wort: Vorurteile, dass KI nur etwas für grosse Firmen sei oder im eigenen Unternehmen gar nicht einsetzbar, halten sich hartnäckig. Auf Personalseite fürchten sich immer noch viele davor, dass ihnen die Künstliche Intelligenz langfristig den Arbeitsplatz streitig machen könnte. Das «Institut Treuhand 4.0» hat sich mit dem IT-Chef von «Aeberli Treuhand», Roman Wey, über Ängste, Automatisierungen und echte Chancen für KMUs unterhalten.

Interview: Mark Baer

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Roman, du hast dich in einer deiner letzten Zertifikatsarbeiten beim Studium an der HWZ intensiv mit dem Thema KI in der Treuhandbranche auseinandergesetzt. Wieso ist die Künstliche Intelligenz gerade jetzt so relevant?

Roman Wey: KI wird die Art, wie wir in Zukunft arbeiten werden, grundlegend verändern. Wir stehen aktuell an einem Wendepunkt. Die Technologie ist da und sie ist zugänglich. Aber die Treuhandbranche und dort vor allem die KMUs zögern noch die Künstliche Intelligenz auch wirklich einzusetzen. Laut der KMU-Mittelstandstudie 2024 setzen nur 9% der KMU KI systematisch ein, während 37% gänzlich darauf verzichten. Gerade in einer Branche mit so vielen wiederkehrenden Aufgaben wird hier ganz viel Potenzial verschenkt. Jetzt ist der Moment da, sich mit KI auseinanderzusetzen. Denn, wie sagte es schon Friedrich Schiller? «Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit!»

Welches sind deiner Meinung nach die grössten Hemmnisse in den Köpfen der Treuhänder:innen?

Es sind klassische Bedenken: Oft ist es das fehlende Know-how, dann die Angst vor hohen Investitionskosten, Datenschutzfragen lassen viele auch zögern und die Befürchtung, dass sich am Schluss der Return-on-Investment nicht rechnet. Oft fehlt aber einfach ein konkreter Einstiegspunkt. Es lohnt sich, mit den neuen Tools einfach mal zu experimentieren. Ich würde einen einfachen «Use-Case» aus dem Arbeitsalltag definieren und diesen dann mit KI immer mehr optimieren. Bezüglich der Kosten möchte ich noch sagen, dass wir hier nicht von Millionensummen sprechen, wie sie Grossfirmen aufwerfen; denn auch mit kleinen KI-Schritten kann man Grosses bewirken.

Zum Thema Künstliche Intelligenz hältst du immer wieder Vorträge und seit diesem Jahr bist du auch Dozent für Künstliche Intelligenz. Zudem führst du Workshops für Kunden durch. Welche konkreten Probleme hast du bei KMUs identifiziert?

Immer wieder sehe ich grosse Wissenslücken: Viele Firmen-Lenker:innen wissen gar nicht, was heute technisch schon alles möglich wäre. Hauptsächlich in Sachen Automatisierung sehe ich in der Treuhandbranche noch viel Potential. Dabei gibt es dort viele Aufgaben, die extrem repetitiv sind: Belege sortieren, Banktransaktionen manuell verbuchen, Jahresrechnungen aufbereiten oder die Kommunikation in mehreren Sprachen vorbereiten. Gerade in Treuhand- und Buchhaltungsbereichen gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur einfachen Automatisierung. Oftmals liegt die Zurückhaltung nicht in der Technologie, sondern im «Change-Management». Man muss den Mitarbeitenden aufzeigen, was es für Vorteile gibt, neue Prozesse anzuwenden. Dies, damit diese dann wirklich im Unternehmen gelebt werden.

In jeder Firma gibt es wieder andere Bedürfnisse. Wie kann man einfach herausfinden, wo Automatisierungen in einem Unternehmen einen tatsächlichen Mehrwert bringen?

In Workshops nutzen wir jeweils die sogenannte «How-Now-Wow-Matrix», um die erkannten Probleme oder «Use-Cases» zu sortieren. Die Matrix hilft, Optimierungspotentiale und somit auch KI-Projekte zu lokalisieren und nach Umsetzbarkeit und Nutzen einfach einzuordnen. Die «How-Now-Wow-Matrix» ist ein Tool, das Ideen nach zwei Kriterien bewertet: «Innovationsgrad» und «Umsetzbarkeit». Konkret sind «Now-Ideen» naheliegende, leicht umsetzbare Lösungen, wie zum Beispiel die automatisierte Belegerkennung. «Wow-Ideen» sind innovative und gleichzeitig einfach umsetzbare Lösungen, wie beispielsweise ein KI-Chatbot für Mandantenanfragen. «How-Ideen» zu guter Letzt sind visionär, aber technisch oder organisatorisch noch schwierig umzusetzen. Als Beispiel möchte ich hier eine vollautomatisierte Steuererklärung nennen.

Was gibt es bereits für funktionierende Tools für KMUs, sobald die «Nows» und «Wows» identifiziert sind?

Da gibt es einige (lacht). Microsoft Copilot ist ein gutes Beispiel: es bietet in Word, Excel oder Outlook direkte KI-Unterstützung. Eine andere Möglichkeit ist DeepBox von Abacus: ein Tool, das Belege automatisch klassifizieren und verbuchen kann. Auch ChatGPT würde kleinen und mittelgrossen Firmen vielseitige Möglichkeiten bieten, um das Arbeitsleben der Mitarbeitenden zu vereinfachen: von einer Übersetzung, über Textgenerierung bis zur Kundenkommunikation ist mit ChatGPT vieles möglich. Wichtig ist aber: Man sollte den Datenschutz nicht ignorieren und man muss wissen, wie man diese Tools richtig «anspricht».

Dabei geht es um das sogenannte «Prompting».

Genau. Es reicht nicht, der Künstlichen Intelligenz zu sagen: «Schreib mir etwas über Steuern.» Dabei käme ein zu flaches Resultat raus. Ich empfehle das sogenannte «RTF-Framework». Die Buchstaben stehen für «Rolle, Task und Format». Es geht darum, der KI – wie einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter – eine konkrete Rolle und klare Anweisungen zu geben. Wer das verinnerlicht, kann mithilfe von KI wirklich produktiv arbeiten.

Wie sollen Treuhandunternehmen, die mit Künstlicher Intelligenz Erfahrungen sammeln möchten, vorgehen?

Am besten startet man mit einem «Proof of Concept»: Dazu wählt man einen standardisierten Prozess aus, der einfach messbar ist und dem Unternehmen einen klaren Mehrwert bringt. Eine saubere Planung ist dabei sehr empfehlenswert – auch mit Blick auf Datenschutz und Mitarbeiterschulungen. Noch einmal: Bindet euer Team von Anfang an ein. KI darf kein reines IT-Projekt sein. Die besten Ideen kommen oft von den Mitarbeitenden selbst.

Weshalb ist die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so essenziell?

Weil ohne Akzeptanz keine Transformation gelingt. Menschen müssen verstehen, dass KI ein Werkzeug ist, das nichts anderes macht, als uns zu unterstützen. Wenn ich monotone und zeitraubende Aufgaben an die KI delegiere, kann ich mich auf Beratungen, Kundenbeziehungen oder andere individuelle Tasks konzentrieren. Das steigert den Wert der Arbeit und auch die Effizienz.

Wie steht es bezüglich Ethik, Datenschutz und Compliance?

Das sind zentrale Punkte, vor allem im Treuhandbereich. Wer mit sensiblen Daten arbeitet, muss klare Regeln haben – idealerweise arbeitet man mit einem KI-Ethikrahmen. Tools wie «Custom GPTs» von OpenAI ermöglichen es, Modelle unternehmensspezifisch zu finetunen. Sobald man KI aber intensiver einsetzt, lohnt es sich, ein firmeninternes «Enterprise-GPT» zu evaluieren. Dies haben wir bei «Aeberli» gerade auch eingeführt. Somit wird die Künstliche Intelligenz auch für sensible Bereiche nutzbar und man ist datenschutzseitig konform.

Ich weiss, dass ihr daran seid, allen Mitgliedern des «Institut Treuhand 4.0» eine sichere und in der Schweiz gehostete KI-Version anzubieten. Kannst du zu diesem «Enterprise-GPT»-Angebot schon mehr sagen?

Allzu viel noch nicht (lacht). Wir erarbeiten gerade noch alle Details dazu. Dank einer Zusammenarbeit mit der Zürcher Firma ConnectAI können alle Mitglieder des Instituts die Produktivität ihres Teams und Unternehmens mit einer sicheren «Copilot» bzw. «ChatGPT»-Alternative bald steigern. Das Angebot wird GDPR-konform sein und die Künstliche Intelligenz kann sogar Kundendaten verarbeiten. Alle Daten werden dabei zu jeder Zeit sicher in der Schweiz gespeichert. Weitere Details werden wir auf unserer Instituts-Website in kürze kommunizieren.

Was ist deine wichtigste Botschaft an die Branche?

KI ist gekommen, um zu bleiben. Wer jetzt beginnt, die Vorteile der Künstlichen Intelligenz zu entdecken, kann Prozesse optimieren, die Qualität steigern und neue Dienstleistungen entwickeln. Wer zögert, wird schnell den Anschluss verlieren. Es braucht Mut, aber auch Neugier – und vor allem aber einen klaren Plan. Die Treuhandbranche hat alle Voraussetzungen, um von KI zu profitieren. Man muss nur einmal anfangen damit. KI hat das Potenzial die Treuhandbranche zu transformieren, wenn wir es zulassen.