BAYO Solutions AG

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Aus keiner Treuhandfirma wegzudenken: die übersichtliche Verwaltung von Fristen und Aufgaben. Ob als ideale Vorbereitung fürs nächste Teammeeting oder fürs Eins-zu-eins – BAYO liefert die passende Ansicht auf Knopfdruck. Wiederkehrende Aufgaben wie jährliche, monatliche oder quartalsweise Arbeiten (z. B. MWST-Abrechnungen, Lohnläufe oder Quartalsreportings) lassen sich dabei schnell und unkompliziert anlegen.

Die Übersicht über alle laufenden amtlichen Fristen für die Steuererklärungen in verschiedenen Kantonen für juristische und natürliche Personen und für MWST-Deklarationen zu behalten ist schon schwierig. Dazu kommen für die verschiedenen Kundengruppen unterschiedliche Abmachungen zur Buchführung oder zu den Löhnen. Bei gewissen Kunden werden Monatsabschlüsse der FIBU gemacht, bei anderen wird nur quartalsweise für die MWST die Buchhaltung nachgeführt und dann sind noch die Kunden mit Saldosteuersatz, welche nur halbjährlich Ihre Unterlagen vorbeibringen. Wieder andere Kunden erwarten täglich oder wöchentlich ein Nachführen der Unterlagen mit einer Cloud-Buchhaltungslösung. Und auch bei den Löhnen sind verschiedene Prozesse möglich.

Hier den Überblick zu behalten ist ohne eine saubere Aufgaben- und Fristenliste nicht möglich. Idealerweise führt man die Vereinbarungen mit dem Kunden zum Ablauf beziehungsweise seiner Erwartungen an Reportings oder Übergabe der Unterlagen auch gerade in der gleichen Übersicht. Daneben gilt es auch zu tracken, welcher Mitarbeiter wo dran ist, wer gut und wer weniger gut ausgelastet ist und wo Kapazitäten vorhanden sind. Fällt ein Mitarbeiter krankheitshalber aus, muss die Verteilung der Arbeiten neu beurteilt werden.

In den meisten Fällen erfolgt diese Ressourcenplanung oder Kontrolle von Fristen und Aufgaben individuell in jedem Betrieb angelegten grossen Listen in einem Tabellenkalkulationsprogramm, meist wurden diese laufend erweitert und optimiert. Weil diese Aufgabe so zentral ist für jedes Treuhandbüro haben wir BAYO um eine Funktion ergänzt, die die handgefertigten Tabellen ablöst.

In BAYO können Sie zentral Workflows anlegen. Zum Beispiel können für die MWST die fünf notwendigen Aufgaben, also bei der effektiven Variante, die vier Quartale plus die Umsatzabstimmung erfasst werden. Auch für die zwölf Lohnläufe ergänzt um je eine Aufgabe für das Einrichten der Lohnbuchhaltung Anfang Januar und die Lohnmeldung an die Sozialversicherungen bis zum 30. Januar des Folgejahres, können so ganz einfach die nötigen Tasks definiert werden:

Darstellung: Workflow-Verwaltung in BAYO.

Ein solcher Workflow kann dann einmal jährlich für alle Kunden, bei denen Löhne abgerechnet werden sollen oder die MWST-pflichtig sind, durchgeführt werden. Dabei werden bei jedem Kunden die vordefinierten Aufgaben angelegt und je nach Wahl dem Mandatsleiter, dem Sachbearbeiter oder einem beliebigen Mitarbeiter zugeteilt. Die Aufgaben wiederum erscheinen dann beim zuständigen Mitarbeiter und erinnern diesen an die zu erledigende Arbeit. Wenn er die Mehrwertsteuer abgerechnet hat, wird die Ansicht aller Vorgänge sofort aktualisiert. Damit haben Sie als Treuhänderin oder Treuhänder eine ständige aktuelle und saubere Übersicht der offenen Aufträge und Aufgabe je Kunde oder Mitarbeiter.

Darstellung: Übersicht Aufgaben aus Vorgängen in BAYO.

Selbstverständlich können beliebig weitere individuelle Workflows nach Ihren Bedürfnissen angelegt werden.

BAYO ist eine Standardlösung, die viele administrative Arbeiten in einem System abwickelt und Ihnen so ermöglicht, diverse Tools und Tabellen abzulösen: Kundenverwaltung, Gleitzeit der Mitarbeiter, Leistungserfassung, Fakturierung, Fristenverwaltung sind nur ein paar Stichworte. Darüber hinaus können Sie mit BAYO die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Ihren Kunden datenschutzkonform über das BAYO Kundenportal abwickeln. Die Dokumente sind dabei auch strukturiert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Mit BAYO legen Sie aber auch Ihre Sitzungsnotizen sauber ab, haben Ihre eigenen und die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Griff, übersichtlich und klar. Natürlich erfolgen auch die Berechtigungen zentral, wodurch Sie jederzeit volle Kontrolle über die Zugriffsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter haben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich gerne für eine unverbindliche Demo oder melden Sie sich noch heute an ein Webinar an unter www.bayo.ch! Wir freuen uns auf Sie!

Titelbild wurde mit Hilfe von Microsoft Copilot (KI-gestützt) erstellt.

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