BAYO Solutions AG

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Mit der Digitalisierung wandelt sich auch der Austausch von Belegen grundsätzlich und je länger, je mehr weg vom Papier: Digitale Lösungen wie Kreditorenworkflows, Cloud-Speicher oder der elektronische Pendelordner im BAYO Kundenportal erlauben es, Buchhaltungsbelege, Lohnunterlagen oder Steuerunterlagen einfach, sicher und ohne physischen Transport auszutauschen – unkompliziert, strukturiert und datenschutzkonform.

Wer kennt ihn nicht, den Bundesordner. Als ich noch in der Treuhandbranche gearbeitete habe, gab es für viele Kunden einen ganz speziellen Bundesordner und der war mit «Pendelordner» angeschrieben. Dieser wurde leer dem Kunden übergeben. Der Kunde befüllte den Ordner mit den Belegen, die sich bei ihm ansammelten. Also z.B. bezahlte Verbindlichkeiten, gestellte Forderungen und aufgeklebte Quittungen und Belege. Manchmal wurde diesem Pendelordner auch ein Register mit Inhaltsverzeichnis mitgegeben, so dass der Kunde die Belege auch gleich sortiert ablegen konnte. Viele Kunden kontierten die Belege vor, so dass im Anschluss der Sachbearbeiter im Treuhandbüro oder die Treuhänderin die Belege nur noch verbuchen und in den finalen Buchhaltungsordner übertragen musste. Der leere Ordner ging dann wieder mit dem Velo oder Auto, manchmal sogar per Kurier oder Post zurück zum Kunden, wo das ganze wieder von vorne begann.

In der heutigen Zeit sind viele Belege elektronisch vorhanden. Rechnungen werden meist übers Online Banking bezahlt und Quittungen direkt mit dem Handy fotografiert. Diese bereits digitalisierten Belege will man keinesfalls wieder ausdrucken, sondern am besten gleich einem elektronischen Kreditorenworkflow der Buchhaltungslösung mitgeben. Dort kann der Kunden in den meisten Fällen auch gleich die Kontierung selbst setzen, sich so eine Menge Treuhandkosten sparen und dem Treuhänder – wir haben ja alle genug zu tun – Arbeit fürs Ablegen, Scannen und Verbuchen abnehmen. Die meisten Buchhaltungslösungen auf dem Markt bieten hier in der Zwischenzeit eine entsprechende Lösung und auch bei Steuertools kann man oft bereits direkt Belege hochladen.

Was aber, wenn man beim jeweiligen Mandat auf eine Buchhaltungslösung setzt, die nicht cloudfähig ist oder bei der man dem Kunde keinen Zugang geben will oder technisch nicht kann? Oder vielleicht will der Kunden auch nicht selbst erfassen und ist froh, wenn er die elektronischen Belege einfach genauso wie mit dem guten alten Pendelordner der Treuhänderin zur weiteren Verarbeitung übergeben will?

Ein elektronischer Pendelordner wäre die Lösung. Klar, es gibt unzählige Lösungen auf dem Markt, die den einfachen Austausch von Dateien ermöglichen. Dienste der grossen amerikanischen Techkonzerne ermöglichen hier einen unkomplizierten Austausch. Jedoch ist das Teilen von Verzeichnissen nicht immer gewollt, manchmal technisch nicht möglich, weil der Kunde keinen jeweiligen Account besitzt oder aber weil die IT-Abteilung beim Kunden oder beim Treuhänder einen solchen offenen Kanal zu riskant findet und daher technisch eingeschränkt hat.

Kunden, die auf BAYO setzen, kennen und schätzen den Austausch über das Kundenportal. Dort können schon lange Dateien ausgetauscht werden und es kann mit dem Kunden über einen sicheren verschlüsselten Kanal gechattet werden. Seit diesem Jahr bietet das Portal auch die Funktion des Pendelordners. Dieser ermöglicht genau die Funktion, die sein früheres physisches Pendent auch hatte: Der Kunde befüllt den Pendelordner, der Treuhänder leert ihn und verteilt die Dokumente wieder. Nur der Transport, der entfällt natürlich! Sobald der Kunde Dokumente hochgeladen hat, sieht der Treuhänder aufgrund seiner Einstellungen, bei welchem Kunden wie viele Dokumente hochgeladen worden sind oder die es noch zu Verarbeiten gibt. Und zudem sind die Belege gleich schon beim richtigen Kunden im BAYO-Dokumentenmanagementsystem enthalten.

Darstellung: Pendelordneransicht im BAYO für Treuhänder und Übersicht der eingegangenen Dokumente.

BAYO ist eine Standardlösung, die viele administrative Arbeiten in einem System abwickelt und Ihnen so ermöglicht, diverse Tools und Tabellen abzulösen: Kundenverwaltung, Gleitzeit der Mitarbeiter, Leistungserfassung, Fakturierung, Fristenverwaltung sind nur ein paar Stichworte. Darüber hinaus können Sie mit BAYO die Kommunikation und den Dokumentenaustausch mit Ihren Kunden datenschutzkonform über das BAYO Kundenportal abwickeln. Die Dokumente sind dabei auch strukturiert im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Mit BAYO legen Sie aber auch Ihre Sitzungsnotizen sauber ab, haben Ihre eigenen und die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Griff, übersichtlich und klar. Natürlich erfolgen auch die Berechtigungen zentral, wodurch Sie jederzeit volle Kontrolle über die Zugriffsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter haben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Melden Sie sich gerne für eine unverbindliche Demo oder melden Sie sich noch heute an ein Webinar an unter info@bayo.ch oder www.bayo.ch! Wir freuen uns auf Sie!

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