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10/06/2024Der digitale Briefkasten als Beleglieferant – für mehr Effizienz und Unabhängigkeit
Beitrag von PEAX AG
Welcher Treuhänder kennt es nicht? Auf Kundenbelege muss lange gewartet werden, häufig sind sie nicht vollständig und mehrmaliges Nachfragen, lange Wartezeiten und unterbrochene Arbeitszeiten sind die Folge. Und dies, obwohl die Treuhänderin bereits digital eingerichtet ist und Online-Systeme zur Verarbeitung bereitstünden.
Kommt hinzu, dass die Belege auf mehreren Kanälen eintreffen: physisch per Post, via E-Mail oder über einen gemeinsamen Ordner. Die physischen Belege werden meist manuell eingescannt, weitergeleitet und abgelegt – von den Kunden oder dem Sachbearbeiter. Das ist in der Summe viel Zeit, die besser für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden könnte.
Wäre es da nicht praktisch, man hätte ein Tool, in dem die Belege von allen Kanälen pro Kunde oder Kundin zusammengeführt würden, und zwar automatisch und direkt digital? Und wenn diese Belege auch noch automatisiert an das Buchhaltungstool übergeben würden? Genau das macht der digitale Briefkasten. Aber schauen wir uns die Prozesse anhand eines Beispiels an.
Die Fistra AG – eine durchgängig digitale Treuhandfirma
Die Fistra AG ist eine erfolgreiche Treuhandfirma aus Grenchen (SO), die seit 60 Jahren kleinere und mittlere Unternehmen sowie Privatpersonen berät. Mit einem Team von rund 25 ausgewiesenen Fachleuten erbringt die FISTRA Dienstleistungen in allen Treuhandbereichen – von der Buchführung, Unternehmensberatung bis zur Revision. Die Fistra ist Mitglied in den Branchenverbänden EXPERTsuisse und TREUHAND SUISSE.
Die Herausforderungen
Die Fistra ist auf den digitalen Briefkasten gestossen, weil sie eine Lösung für die folgenden Herausforderungen gesucht hat:
Brief- und Papierflut
Noch immer treffen viele Dokumente physisch auf dem Postweg ein, sowohl bei den Kunden als auch bei der Treuhänderin.
Grosser manueller Aufwand
Das Handling der physischen Briefe – Einscannen, Weiterleiten, Ablegen, in ein Tool hochladen – erfordert viel Zeit und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte. Auch das Sicherstellen einer einheitlichen Ablage ist zeitaufwendig.
Wartezeiten
Bis alle Belege der Kunden vollständig sind, dauert es lange, und oft sind zusätzliche Nachfragen nötig. Die Treuhänderin kann nicht flexibel und tagesaktuell arbeiten, sondern ist abhängig von der Kundin.
Diverse E-Banking-Logins
Um Zahlungen für die verschiedenen Mandanten zu tätigen, ist das Einloggen in diverse E-Banking-Systeme nötig. Eine Vielzahl an Passwörtern müssen sicher abgelegt und griffbereit sein.
Häufiges Suchen von Informationen in verschiedenen Eingangskanälen
Das Suchen und Zusammenstellen der Informationen aus den verschiedenen Kanälen ist mühsam. Auch das Arbeiten aus dem Homeoffice kann erschwert sein, wenn Belege nur im Büro vorhanden sind oder der Zugriff auf die Ablage nur bedingt funktioniert.
Digitalisierung ohne Vernetzung
Werden die Belege digitalisiert, ist noch nicht viel gewonnen, da sie nicht mit den weiteren Systemen verknüpft und die Dateien nicht editierbar sind. Zudem gestaltet sich die Suche in Explorer-Ordnern mindestens genauso aufwendig wie im Archivregal.
Die Anforderungen
Um diese Herausforderungen zu meistern, hat die Fistra die folgenden Anforderungen an ein neues System definiert:
Intelligente Digitalisierung
Die Dokumente sollen nicht einfach vom Analogen ins Digitale überführt werden, sondern auch les- und durchsuchbar sein.
Intelligentes DMS
Die Datenablage muss so gestaltet sein, dass Dokumente sekundenschnell gefunden und zusammengestellt werden können. Das Dokumenten-Management-System soll weg von einer klassischen Ordnerstruktur, hin zu einem smarten, vernetzten Ablagesystem.
Mitarbeitendenanbindung
Die Mitarbeitenden sollen zu einem vernünftigen Preis angebunden und mit entsprechenden Rechten in die Bearbeitung der Dokumente einbezogen werden können.
Digitaler Zugriff auf die Kundenbelege
Die Mitarbeitenden sollen die Kundenbelege digital erhalten und komplett digital verwalten können.
Anbindung an die automatisierte Buchhaltung
Die Lösung muss sicherstellen, dass die Kundenbelege automatisch in die Buchhaltung überführt werden.
Sicherheit und Datenschutz
Die Lösung soll alle rechtlichen und technologischen Anforderungen in puncto Sicherheit und Datenschutz erfüllen und in der Schweiz betrieben werden.
Die Lösung für die Fistra: Der digitale Briefkasten
Die Fistra ist auf den digitalen Briefkasten umgestiegen und nutzt ihn in Verbindung mit ihren Buchhaltungssystemen. Dabei setzt die Fistra den Briefkasten sowohl für sich als Firma als auch für ihre Mandanten ein. Letztere besitzen einen eigenen digitalen Briefkasten und geben der Fistra einen klar geregelten Zugriff, damit sie direkt auf die Belege zugreifen kann.
- Die Dokumente werden tagesaktuell in den Briefkasten eingeliefert und unmittelbar in die Buchhaltung überführt.
- Der Zugriff auf verschiedene Mandanten erfolgt einfach und sicher.
- Das Aufsetzen eines digitalen Briefkastens erfordert kein IT-Projekt, sondern ist in wenigen Stunden erledigt. Als SaaS-Lösung (Software as a Service) fügt sich der Briefkasten nahtlos in die bestehende Systemlandschaft ein.
- Die Fistra hat tagesaktuellen Zugriff auf die Kundenbelege, ohne Zeitverzögerung.
- Die Belege sind vollständig.
- Die Belege sind intelligent abgelegt und werden von den zuständigen Mitarbeitenden mit wenigen Klicks gefunden – mit Filter oder Volltextsuche.
- Sicherheit und Datenschutz sind vollumfänglich gewährleistet.
- Die Arbeit für die Kunden ist viel schneller und effizienter erledigt: Eine Win-Win-Situation für die Fistra und ihre Kunden.
- Durch einer spannende Reseller-Option verdient die Fistra zusätzlich an allen Kunden, die auf den digitalen Briefkasten umsteigen.
Das Ziel der Fistra ist es, alle rund 600 Kunden mit einem digitalen Briefkasten auszustatten und sie durchgängig digital zu bedienen. Momentan ist der Briefkasten bei rund einem Viertel eingeführt, täglich kommen weitere Mandanten dazu.
Im Video erklärt Verwaltungsratspräsident und Partner Pascal Ingold, weshalb er auf PEAX setzt.
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