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Einleitung

Die Digitalisierung hat mittlerweile die gesamte Geschäftswelt erfasst. Digitale Arbeitsabläufe und Produkte sowie automatisch ausgeführte Aufgaben gelten nahezu als Selbstverständlichkeit – wodurch gerade Dienstleistungsunternehmen unter Zugzwang stehen. Auch die Treuhandbranche ist von diesem Wandel betroffen und muss sich besonderen Herausforderungen stellen: Hohe Kundenanforderungen für eine digitale Zusammenarbeit mit automatisierten Prozessen verlangen nach einer zuverlässigen IT-Infrastruktur, die sich flexibel den Veränderungen im Markt anpassen lässt. Gleichzeitig erhöhen neue Regulierungen wie das neue Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), das im September 2023 in Kraft tritt, die gesetzlichen Hürden für Unternehmen – etwa durch Aspekte wie «Privacy by Design» oder eine ausgeweitete Informationspflicht bei der Datenbeschaffung. Wir zeigen, wie Unternehmen in der Treuhandbranche ihre IT-Infrastruktur längerfristig verbessern und optimieren können, um eine leistungsfähigen sowie kostengünstigen Betrieb zu erreichen.

1. Datensicherheit
Die Auslagerung der IT in die Cloud birgt besondere Herausforderungen im Hinblick auf den Datenschutz. Insbesondere für Treuhänder, die oft mit vertraulichen Firmen- und Kundendaten arbeiten, ist es von grosser Bedeutung, die strengen regulatorischen Vorschriften ausnahmslos einzuhalten. Das aktuelle Schweizer Datenschutzgesetz verlangt beispielsweise, dass bestimmte Daten in der Schweiz gespeichert und nicht über ausländische Netze übertragen werden dürfen.

How to: Um die Datensicherheit im Treuhandbereich auch bei der Nutzung von Cloud-Lösungen sicherzustellen, ist es wichtig, das Thema im Detail mit dem IT-Provider zu besprechen. Es empfiehlt sich, Fragen wie «Wo werden die Daten und Anwendungen gehostet?», «Wie ist das Rechencenter geschützt?» und «Sind allfällige Drittparteien involviert?» zu stellen und sich über die Sicherheitsmassnahmen und -standards des Anbieters zu informieren. In Zusammenarbeit mit den Datacenter-Anbietern ist es zudem möglich, die Datenbearbeitung über speziell geschützte Netze sicherzustellen. Auf diese Weise kann der Zugriff auf Kundendaten aus der Cloud nur über ein eigenes, verschlüsseltes Netzwerk erfolgen, wodurch die Integrität und Sicherheit der Daten gewährleistet wird. Ausserdem ist es besonders wichtig, das Vertrauen in neue IT-Konzepte in der Cloud aufzubauen und diese in Zusammenarbeit mit dem IT-Provider umzusetzen. Eine proaktive Haltung und der frühzeitige Austausch mit den Dienstleistern tragen dazu bei, dass mögliche Risiken und Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden können. Durch die Einhaltung von hohen Datenschutzstandards und die Zusammenarbeit mit erfahrenen Anbietern können Treuhänder sicherstellen, dass die vertraulichen Kunden- und Firmendaten auch in der Cloud sicher aufbewahrt sowie anschliessend verarbeitet werden. Auf diese Weise wird das Vertrauen der Kunden in die digitale Infrastruktur aufrechterhalten und das Unternehmen kann sich als zuverlässiger und sicherer Partner im Treuhandbereich positionieren.

2. Kommende Regularien
Die Treuhandbranche befindet sich auch in Bezug auf geltende Regularien im Umbruch. Mit dem bevorstehenden Inkrafttreten des neuen Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) im September 2023 werden bestimmte Informations-, Dokumentations- und Verhaltensregeln sowie organisatorische Anforderungen angepasst werden müssen. Treuhänder müssen diese strengen regulatorischen Vorschriften unbedingt beachten.

How to: Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen des neuen Gesetzes erfüllt werden, empfiehlt es sich, frühzeitig mit der Planung der notwendigen Veränderungen zu beginnen und den IT-Anbieter in die Überlegungen mit einzubeziehen. Auf diese Weise können mögliche Risiken und Schwachstellen frühzeitig erkannt sowie behoben werden.

Nachfolgende Schritte und Empfehlungen können ausserdem helfen:

1. Informieren Sie sich über das neue Datenschutzgesetz und die damit verbundenen Anforderungen. Es lohnt sich, sich frühzeitig mit den neuen Regularien vertraut zu machen und zu überlegen, wie sie im Unternehmen umgesetzt werden können.

2. Führen Sie eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) durch. Eine DSFA hilft Ihnen dabei, die Auswirkungen des neuen Gesetzes auf Ihr Unternehmen zu evaluieren sowie Massnahmen zu ergreifen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeitende. Stellen Sie sicher, dass alle über die neuen Regeln und ihre Bedeutung für das Unternehmen informiert sind und wissen, wie sie den Datenschutz im Unternehmen sicherstellen können.

4. Erstellen Sie einen Datenschutz-Fahrplan. Ein Fahrplan hilft Ihnen dabei, die notwendigen Massnahmen zu planen und anschliessend umzusetzen. Er sollte auch klar definierte Ziele und Meilensteine enthalten, damit Sie den Fortschritt verfolgen und sicherstellen können, dass Sie rechtzeitig bereit für das neue Gesetz sind.

5. Nutzen Sie die Unterstützung von Experten. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie die neuen Regeln umsetzen sollen, lohnt es sich, sich von Experten beraten zu lassen. Dies können beispielsweise Datenschutzbeauftragte oder IT-Berater sein. Sie können Ihnen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben helfen und sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Andernfalls lohnt es sich, ein externes Audit von Fachpersonen durchführen zu lassen, um den eigenen Wissensstand zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

3. Technischer Fortschritt und Forderungen der eigenen Kunden
Die Treuhandbranche befindet sich in einem stetigen Wandel: Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-Lösungen und verabschieden sich von ihrer traditionellen, oft unflexiblen-Infrastruktur. Die Treuhandbranche, die täglich mit kritischen sowie sensiblen Geschäftsdaten vieler verschiedener Firmen arbeitet, muss sich diesen Veränderungen stellen, um den hohen Erwartungen ihrer Kunden gerecht zu werden. In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt sind es vor allem die Möglichkeiten der Echtzeit-Überwachung von Kennzahlen mittels Kundenlogins und Dashboards, die von grossem Interesse sind.

How to: Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, einen kontinuierlichen Dialog mit den eigenen IT-Dienstleistern (Hardware und Software) zu pflegen. Auf diese Weise können relevante Optimierungen laufend umgesetzt und wichtige technische Veränderungen antizipiert werden. Eine solche proaktive Haltung ist nicht nur für die Zufriedenheit der Kunden von enormer Bedeutung, sondern auch für den eigenen Wettbewerbsvorteil. Wer die Vorteile der Digitalisierung versteht und auf Augenhöhe mit seinen Kunden kommuniziert, schafft Vertrauen und präsentiert sich als umsichtiges, fortschrittliches Unternehmen.

4. Harte Deadline: Die IT muss funktionieren
Die Treuhandbranche ist von Deadlines abhängig. Um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Termine eingehalten werden, ist eine stabile sowie zuverlässige IT-Infrastruktur unerlässlich. Mit zunehmender Automatisierung von Prozessen wird der Anspruch an eine solche Infrastruktur sogar noch wichtiger. Insbesondere wenn es darum geht, wichtige Kundendaten abzurufen oder Routineaufgaben zu erledigen, ist ein digitales Archiv von grösster Bedeutung. Durch Automatisierung kann mehr Zeit für den Kunden und anspruchsvollere, nicht automatisierbare Aufgaben gewonnen werden.

How to: Um Ausfälle der IT zu vermeiden, ist ein detailliertes Backup- und Recovery-Konzept unerlässlich. In diesem Konzept wird festgelegt, welche Daten in welcher Kontinuität und über welchen Zeitraum hinweg gesichert werden. Es ist wichtig, das Backup-Konzept zu überwachen, um unliebsame Überraschungen im Notfall zu vermeiden. Mithilfe von Recovery-Tests kann die Verfügbarkeit und Wiederherstellung von Daten und Anwendungen geprüft und für den Ernstfall geprobt werden.

Es ist jedoch nicht nur relevant, im Notfall die IT-Infrastruktur wiederherzustellen, sondern auch proaktiv Massnahmen zu ergreifen, um Ausfälle vorneweg zu vermeiden. Dazu gehört zum Beispiel die regelmässige Wartung der Hardware und die Einhaltung von Update-Plänen für Software. Sicherheitsstandards, wie etwa die Nutzung von starken Passwörtern und die regelmässige Überprüfung von Berechtigungen, tragen ebenfalls dazu bei, die IT-Infrastruktur zuverlässig zu halten. Ein vertrauenswürdiger IT Anbieter kann dabei helfen, alle notwendigen Massnahmen umzusetzen und eine resiliente IT-Infrastruktur aufzubauen.

Fazit:

Die Treuhandbranche befindet sich in einem stetigen Wandel und muss sich an neue gesetzliche Vorgaben anpassen, insbesondere im Hinblick auf das kommende neue Schweizer Datenschutzgesetz, das im September 2023 in Kraft tritt. Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden, ist es unabdingbar, frühzeitig mit der Planung notwendiger Veränderungen zu beginnen sowie den IT-Anbieter in die Überlegungen mit einzubeziehen.
Eine robuste und zuverlässige IT-Infrastruktur ist essentiell, um Deadlines einhalten zu können und den Kunden stets pünktlich die gewünschten Dienstleistungen zu präsentieren. Letztlich muss die Treuhandbranche ihr Vertrauen in moderne IT-Konzepte aufbauen und diese erfolgreich in der Praxis umsetzen. Ein starker und kompetenter Partner kann dabei unterstützen, den Übergang zu neuen IT-Systemen reibungslos sowie erfolgreich zu gestalten und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Wer ist die zurichnetgroup

Mit Partnern aus der Branche begleiten wir Treuhänder im IT-Alltag. Als Integrationspartner des Instituts Treuhand 4.0 und Bayo Solutions AG versorgen wir zudem unsere Kunden mit dem aktuellen Branchenwissen.
Die zurichnetgroup AG ist eines der führenden ICT-Dienstleistungsunternehmen für KMU mit Sitz in Zürich, Pfäffikon SZ und Kriens LU. Ob eine zukunftsgerichtete IT-Arbeitsumgebung, eine professionelle Telekommunikationslösung oder die Kombination aus beidem – wir bringen das Know-how und die Erfahrung mit, um eine passgenaue Lösung für unsere Kunden zu finden. Durch unser breites Branchenwissen verstehen wir die IT-nahen Arbeitsprozesse und Chancen der Digitalisierung. Als
KMU kennen wir die Erwartungen unserer Kunden und begegnen ihnen auf Augenhöhe. Das Streben nach nachhaltigen Partnerschaften motiviert unser dynamisches Team täglich zu Höchstleistungen.

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