Automatisierter Abschluss: Prüfen statt produzieren
19/10/2026«Das führen wir in Excel.» Warum das beim Aktienbuch nicht mehr reicht
Beitrag von Hoop
Seit dem 1. Oktober 2026 müssen praktisch alle AG und GmbH dem Bund melden, wer wirtschaftlich hinter ihnen steht. Die Grundlage dafür liegt in vielen Treuhandbüros noch in einer Tabelle: das Aktienbuch. Wie Sie es mit hoop einmal sauber aufsetzen – und daraus Meldung, Mutation und Auszug auf Knopfdruck machen. Und wer hinter der Plattform steht.
Drei Register, eine Frage
Das Aktienbuch ist gesellschaftsintern: Es zeigt, wem die Aktien gehören. Das Handelsregister ist öffentlich und zeigt, wer formell eingetragen ist. Das neue Transparenzregister beim Bundesamt für Justiz ist nicht öffentlich und fragt nach etwas Drittem – nach den natürlichen Personen, die mit mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmen direkt oder indirekt kontrollieren.
Die Antwort auf diese Frage steht in keinem öffentlichen Register. Sie steht im Aktienbuch – sofern es aktuell ist. Die Pflicht, ein Aktien- bzw. Anteilbuch zu führen, besteht schon lange (Art. 686 OR für die AG, Art. 790 OR für die GmbH). Neu ist, dass daraus eine Meldung an den Bund wird. Aus einer Frage der Ordnung wird damit eine Frage der Meldefähigkeit.
Was ein fehlendes Aktienbuch kostet
Ein lückenhaftes Register ist kein Schönheitsfehler. Die möglichen Folgen:
- Geldbusse und/oder Strafregistereintrag
- Ruhende Stimmrechte und verwirkte Vermögensrechte der Aktionäre
- Anfechtbare GV-Beschlüsse und Dividenden
- Organisationsmangel – im äussersten Fall bis zur Auflösung
Das Aktienbuch in hoop: sechs Funktionen aus dem Treuhandalltag
1. Geführte Erfassung statt Vorlage
Statt Word- und Excel-Vorlagen erfassen Sie das Register in einer Schnellerfassung, die auf den Daten aus dem Handelsregister aufbaut. Aktienkapital, Aktienklassen, Nennwerte und Nummern werden strukturiert geführt; hoop zeigt jederzeit an, ob alle ausgegebenen Aktien vollständig zugewiesen sind.
2. Digitale Identifikation
Aktionärinnen, Aktionäre und wirtschaftlich Berechtigte werden mit DeepID zertifiziert identifiziert.
3. Genehmigung und Signatur im Tool
Verwaltungsrat oder Geschäftsführung genehmigen jede neue Version direkt in hoop und unterzeichnen qualifiziert elektronisch – mit DeepSign.
4. Versionierung und Historie
Jede Übertragung erzeugt eine neue, nachvollziehbare Version. Der Stand von vor zwei Jahren ist genauso abrufbar wie der von heute.
5. Register-PDF jederzeit
Aktien- oder Anteilbuch und UBO-Auszug stehen auf Knopfdruck als PDF bereit – für die Generalversammlung, die Revisionsstelle oder die Bank.
6. Meldung ans Register
Die Meldung ans eidgenössische Transparenzregister wird aus hoop heraus aufbereitet und übermittelt. Sie entscheiden, ob Ihr Büro selbst einreicht oder ob hoop Identifikation und Meldung für Sie übernimmt.
In vier Schritten zur erfüllten Meldepflicht
- Erfassen – Daten aus dem Handelsregister übernehmen und ergänzen.
- Identifizieren – Personen mit DeepID prüfen, wirtschaftlich Berechtigte ermitteln.
- Genehmigen – VR oder GL signieren die Version qualifiziert.
- Melden – Übermittlung ans eidgenössische Register.
Gründen und mutieren – auf derselben Plattform
Das Aktienbuch ist nur ein Teil. Weil Gründung, Mutation und Register auf derselben Plattform laufen, begleiten Sie eine Gesellschaft über ihren ganzen Lebenszyklus – von der Eintragung bis zur Liquidation.
- Gründungen: Alle Dokumente entstehen aus den erfassten Daten, die Identifikation läuft über DeepID, die Signatur über DeepSign. Das Kapitaleinzahlungskonto ist in Minuten eröffnet, die Gründung in wenigen Stunden abgeschlossen – durchgängig digital bis zur Einreichung beim Handelsregister.
- Mutationen: Firmenname, Sitz, Zweck, Organe oder Kapital mit wenigen Klicks ändern, bis hin zur Liquidation. Die Dokumente werden automatisch erstellt, Medienbrüche und Rückfragen entfallen weitgehend.
Wer hinter hoop steht
Hoop ist ein Spin-off von Abacus und gehört zur Abacus Gruppe. Gestartet als Tessiner Start-up in Lugano, hat hoop heute seinen Sitz in St. Gallen. Die Idee dahinter war einfach: Die grösste Hürde für Gründerinnen und Gründer liegt nicht bei der Geschäftsidee, sondern beim Weg ins Handelsregister – und genau dieser Weg war kaum digitalisiert.
Ein Meilenstein für die Schweiz. Am 6. April 2023 wurde mit der SpeedGo AG eine der ersten durchgängig digitalen Firmengründungen der Schweiz realisiert – in rund sechs Stunden, von der Dokumentenerstellung über die notarielle Prüfung bis zur Einreichung beim Handelsregisteramt. Das Handelsregisteramt Zürich sprach von einem «Meilenstein auf dem Weg zur vollständig digitalisierten Dokumenteneinreichung».
Eingebettet in ein Ökosystem. Hoop nutzt die Basisdienste der Gruppe: DeepID für die Identifikation, DeepSign für die qualifizierte Signatur, DeepBox für den Dokumentenaustausch. Zusammen mit Abacus und AbaNinja entsteht für Treuhandunternehmen ein durchgängiger Ablauf – von der Gründung über Buchhaltung und Registerführung bis zur Nachfolge. Die Daten bleiben in der Schweiz, hoop ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert.
Die Kundenbeziehung bleibt bei Ihnen. Hoop arbeitet im Hintergrund. Sie bleiben Ansprechpartner Ihrer Mandanten, hoop liefert Prozesse, Dokumente und den Kanal zu den Behörden – zu planbaren Fixpreisen statt nach Stundenaufwand.
Was als Nächstes kommt. Unter dem Leitsatz «Gründen · Verwalten · Durchsetzen» baut hoop die Plattform weiter aus: Betreibungsregisterauszüge und das direkte Einleiten von Betreibungen, längerfristig die Anbindung an das Grundbuchamt. Das Transparenzregister ist nur der aktuelle Anlass – das Ziel ist ein digitaler Kanal für alle Behördengänge rund um eine Gesellschaft.
Über Hoop
Hoop Corporate Services digitalisiert die handelsregisterrelevanten Prozesse für Treuhandunternehmen, Anwaltskanzleien und Notariate: Gründungen, Mutationen, Aktienregister, Transparenzregister und Betreibungen. Ein Unternehmen der Abacus Gruppe.
Kontakt
Marino Fasoli, Business Development Manager
Heiligkreuzstrasse 5 · 9008 St. Gallen marino.fasoli@hoop.ch · www.hoop.swiss
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