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Wie Schweizer Treuhänder fundiert über das passende Buchungsverfahren und die richtige Softwarelösung entscheiden

Ausgangslage: Heterogene Anforderungen im Treuhandalltag

Schweizer Treuhänder stehen zunehmend vor der Frage, welches Buchungsverfahren für ihre Kunden wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist: Die Offenpostenbuchhaltung oder ein ERP-System mit Nebenbüchern (Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung). Dabei geht es nicht nur um Technik oder Präferenzen, sondern um die systematische Abwägung von Effizienz, Komplexität, Skalierbarkeit und Automatisierungspotenzial – insbesondere vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen bei KMU.

Nebenbücher: Vorteile, die sich vor allem bei Grossunternehmen entfalten

ERP-Systeme mit integrierten Nebenbüchern entfalten ihre Stärke typischerweise bei mittleren bis grossen Unternehmen. Die zentralen Vorteile lassen sich in sechs Kernpunkten bündeln:

1. Belegintegration: Einige Systeme ermöglichen die PDF-Ablage direkt bei der Buchung – eine wesentliche Erleichterung in der Dokumentation und Revisionssicherheit.
2. Tagesaktuelle Buchhaltung: Bei konsequenter täglicher Nachführung ist jederzeit ein aktueller Finanzstatus abrufbar.
3. Modularisierung bei Grossbetrieben: In Organisationen mit über 250 Mitarbeitenden können Abteilungsmitarbeiter mit vereinfachter Bedienlogik auf einem einzigen Bildschirm eines Moduls arbeiten.
4. Skaleneffekte bei Unternehmensgruppen: Softwareprojekte können einmal konzipiert und auf mehrere Einheiten ausgerollt werden – was die Einführungskosten pro Einheit senkt.
5. Verteilte Administrationskosten: Zentrale Administratoren lassen sich gruppenweit kosteneffizient einsetzen.
6. Prozessintegration: Geschäftsprozesse können auf das System abgestimmt werden, was maximale Prozessautomatisierung und Effizienz verspricht.

Die Grenzen des ERP-Einsatzes bei kleinen Treuhandkunden

Dem gegenüber stehen erhebliche Nachteile, die besonders bei kleineren Mandaten ins Gewicht fallen – und 95 % der Schweizer Treuhandkunden sind Kleinunternehmen mit unter 30 Mitarbeitenden:

• Hohe Einführungskosten: Projektinitialisierung und Customizing verursachen massive Anfangsinvestitionen.
• Fehlende Skaleneffekte: Bei Einzelgesellschaften ohne Verbundstruktur oder mehreren Standorten lassen sich Projekt- und Betriebskosten nicht teilen.
• Komplexitätsfalle: Mitarbeitende müssen mit dem ganzen ERP-System arbeiten, anstatt sich nur auf ein Modul zu beschränken.
• Serviceindividualität vs. Standardisierung: Kunden verlangen oft spezifische Lösungen, was den gegenteiligen Effekt zur Prozessstandardisierung mit sich bringt.
• Erschwerte Automatisierung: Unterschiedliche Mandantenanforderungen führen zu inkonsistenten Automatisierungslogiken – auch Systemexperten stossen dabei an Grenzen.
• Verlangsamte Buchhaltung: Ohne genügend personelle oder finanzielle Ressourcen bleibt der tagesaktuelle Stand eine Illusion – trotz ERP-Potenzial.
• PDF an der Buchung wird nicht benötigt: Bei nicht revisionspflichtigen Firmen werden 99% der verarbeiteten Belege später nie mehr eingesehen. Der Sinn des Belegscannings darf hier hinterfragt werden; dies vor allem dann, wenn das Scanning ex-post rein zur Buchhaltungserstellung eingesetzt wird.

Offenpostenbuchhaltung: Effizienz durch Einfachheit und Automatisierung

In vielen Fällen bietet die Offenpostenbuchhaltung eine systematisch überlegene Alternative – insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. Die Vorteile sind klar quantifizierbar:

1. Geringe Systemkomplexität: Einfache Bankbuchungen mit klarer Struktur und niedrigem Schulungsaufwand.
2. Kostengünstige Automatisierung: Fertig verbuchte Bankbewegungen lassen sich mit minimalem Projektaufwand realisieren.
3. Schnelle Aufholbarkeit: Selbst leere Buchhaltungen können innert 30 Minuten bis 2 Stunden vollständig nachgeführt werden.
4. Machine Learning: Systeme erzielen Trefferraten von 90–95 % bei der automatisierten Buchung und Abstimmung – innert maximal 30 Minuten.
5. Skaleneffekte auch bei kleinen Volumen: Bereits ab 30 Buchungen pro Periode sind Effizienzgewinne von über 50 % möglich.
6. Datenschutzoptionen: Ideal für Arztpraxen oder Anwaltskanzleien dank Umsatzanonymisierung.

Aber: Anforderungen an Datenkompetenz und Kundenverhalten

Auch das Offenpostenmodell bringt neue Anforderungen mit sich:

• Datenverständnis erforderlich: Mitarbeitende müssen mit semantischen Regeln und Paketverarbeitung umgehen können.
• Verlagerte Kontrollprozesse: Ähnlich wie bei Nebenbüchern müssen konzeptionelle Kontrollmechanismen etabliert werden, etwa bei gemischten MWST-Sätzen.
• Klare Absprachen mit Kunden: Es muss sichergestellt werden, dass ausschliesslich geschäftsrelevante Transaktionen über das Bankkonto abgewickelt werden – nur dann ist Automatisierung effektiv möglich.

Entscheidungsmatrix: Systematische Herleitung des Buchungsverfahrens

Ein sinnvoller Entscheidungsprozess für Treuhänder sollte folgende Faktoren berücksichtigen:

Fazit: Der Schlüssel liegt in der systematischen Analyse

Die Wahl des geeigneten Buchungsverfahrens ist kein Selbstzweck, sondern Ergebnis einer strukturierten Analyse – von Unternehmensstruktur über Ressourcenverfügbarkeit bis hin zu Kundenanforderungen. Für den typischen KMU-Mandanten ist die Offenpostenbuchhaltung oft der wirtschaftlich und technisch sinnvollere Weg. Grossunternehmen und Konzernstrukturen hingegen profitieren mittelfristig von der Durchgängigkeit eines ERP-Systems mit Nebenbüchern – sofern Skaleneffekte konsequent genutzt werden.

Besonders bei Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitenden ist ein automatisiertes Offenposten-Buchungsverfahren dem Nebenbücherverfahren in Bezug auf Prozesszeit, Effizienz und Implementierungskosten klar überlegen. Hier entfaltet sich der Nutzen durch einfache Strukturen, schnelle Implementierung, hohe Automatisierung und tiefe Systemkomplexität – ohne die Risiken und Investitionen einer ERP-Lösung. Damit ist der systematische Entscheid für die Offenpostenmethode bei kleinen Strukturen nicht nur rational begründbar, sondern in der Regel auch betriebswirtschaftlich zwingend.

Contofox – Die intelligente Offenpostenlösung für Treuhänder und KMU

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